1. Namen pravilnika

Ta pravilnik določa načela, postopke in pravila varstva osebnih podatkov pri delovanju storitev eTutee, ki jih upravlja ProConsilium e.U.

Zavezani smo k popolni zaščiti osebnih podatkov vseh uporabnikov. Osebne podatke obdelujemo zakonito, pošteno in pregledno ter izključno v obsegu, ki je nujen za zagotavljanje učnih storitev, pedagoškega dela ter administrativne podpore.

Zagotavljamo skladnost z:

• EU Splošno uredbo GDPR,
• avstrijskim zakonom DSG,
• slovenskim zakonom ZVOP-2.

Z uporabo storitev eTutee uporabnik potrjuje, da je seznanjen s tem pravilnikom, ki je sestavni del pogodbenega razmerja in Splošnih pogojev poslovanja.

2. Upravljavec osebnih podatkov

ProConsilium e.U.

Körösistrasse 6, 8010 Graz, Avstrija

Sodni register: 445535z

Registrsko sodišče: Landesgericht für ZRS Graz

ID za DDV: ATU70544137

E-pošta za varstvo podatkov:

Telefon: +386 64 20 90 60

Spletna stran: www.etutee.eu

Upravljavec po 37. členu GDPR ni zavezan imenovati pooblaščene osebe za varstvo podatkov.

3. Kategorije osebnih podatkov

eTutee zbira izključno podatke, ki so nujni za izvajanje storitev.

a) Podatki, ki jih posredujete sami

• identifikacijski podatki (ime, priimek),
• kontaktni podatki (telefon, e-pošta),
• podatki o učencu (predmet, razred, šola),
• podatki o terminologiji in članstvih,
• naložene datoteke (domače naloge, dokumenti),
• podatki o naročilih in plačilih,
• prostovoljno posredovani podatki.

b) Podatki o uporabi storitev

• obiskane strani in funkcije,
• čas uporabe,
• IP naslov, brskalnik, naprava,
• sistemski dnevniki (napake, navigacija, časi sej).

c) Podatki o komunikaciji

• e-poštna komunikacija,
• sporočila preko WhatsApp Business, Viber, Facebook, Instagram, TikTok in Google Messages
• interna komunikacija s podporo.

4. Obdelava podatkov mladoletnih oseb

Ker eTutee deluje predvsem s šolarji, se podatki mladoletnih obdelujejo izključno:

• ob izrecnem soglasju staršev ali skrbnikov,
• za namen izvajanja učnih storitev.

Starši ali skrbniki imajo kadarkoli pravico zahtevati:

• vpogled v podatke,
• popravek podatkov,
• izbris podatkov,
• omejitev obdelave.

5. Nameni obdelave osebnih podatkov

Osebne podatke obdelujemo za naslednje namene:

• izvajanje učnih storitev,
• organizacija in potrjevanje terminov
• administracija članstev,
• komuniciranje s starši in učenci,
• obdelava naročil in plačil,
• izboljševanje kakovosti storitev in interne analitike,
• izpolnjevanje zakonskih obveznosti,
• varnost sistemov in preprečevanje zlorab,
• statistični in administrativni nameni.

6. Pravne podlage obdelave (GDPR)

Obdelava podatkov temelji na:

• GDPR 6(1)(a) – Privolitev (marketing, neobvezne funkcionalnosti),
• GDPR 6(1)(b) – Izvajanje pogodbe (učne storitve, komunikacija, članstvo),
• GDPR 6(1)(c) – Zakonska obveznost (računi, davčna zakonodaja),
• GDPR 6(1)(f) – Zakoniti interes (varnost, optimizacija storitev).

eTutee ne izvaja avtomatiziranega odločanja po členu 22 GDPR.

7. Obdelovalci podatkov

Osebni podatki se obdelujejo pri preverjenih pogodbenih obdelovalcih:

• Stripe – obdelava plačil,
• Google Workspace – e-pošta, koledar, dokumenti,
• MailerLite – obveščanje uporabnikov,
• Zapier – avtomatizacije in integracije,
• WhatsApp Business, Viber, Facebook, Instagram, TikTok, Google Messages – komuniciranje s strankami,
• ponudniki gostovanja,
• računovodski servis,
• marketing - preverjeni pogodbeniki (kadar je potrebno).
• Cloudflare Turnstile – zaščita spletnih obrazcev in preprečevanje avtomatiziranih zlorab, neželene pošte ter drugih varnostnih tveganj.

Z vsemi so sklenjene pogodbe o obdelavi podatkov (DPA).

7.1 Google API in interna orodja eTutee

eTutee - Monitoring Trigger Times
Interno tehnično orodje za spremljanje izvajanja avtomatiziranih procesov in sprožilcev v okolju Google Apps Script ter za izvajanje povezanih tehničnih opravil.

eTutee - Calendar Event Notifications
Interno orodje za obdelavo podatkov iz Google Calendar in Google Sheets za namen izvajanja avtomatiziranih obvestil in povezanih internih opravil.

eTutee - AppscriptSync
Interno orodje eTutee, namenjeno predvsem internemu spremljanju dela izvajalcev, evidentiranju opravljenih ur ter pripravi interne statistike. Orodje lahko uporablja Google Sheets, Google Drive in storitve Google Apps Script za izvajanje teh funkcij. V posameznih primerih se določeni statistični podatki posredujejo tudi na spletno stran eTutee, kjer se uporabljajo za prikaz splošnih statističnih podatkov, kot je število uporabnikov.

Orodja so namenjena interni uporabi eTutee in se uporabljajo za izvajanje konkretnih administrativnih, organizacijskih, tehničnih in statističnih nalog. Dostop do podatkov je omejen na podatke, ki so potrebni za posamezno funkcijo orodja.

8. Posredovanje osebnih podatkov tretjim osebam

eTutee vaših osebnih podatkov ne prodaja in jih ne posreduje tretjim osebam, razen:

• kadar to izrecno določa zakon,
• v postopkih javne varnosti in preiskave kaznivih dejanj,
• zaradi obveznosti do državnih institucij,
• izvajalcem iz poglavja 7 (kadar je potrebno).

Podatkov nikoli ne posredujemo brez pravne podlage ali vaše privolitve.

9. Roki hrambe osebnih podatkov

Določeni so minimalni in zakonsko skladni roki hrambe:

• pogodbeni podatki: 5 let po zaključku sodelovanja,
• računovodski podatki: 7 let (zakonska obveznost),
• marketinški podatki: do preklica privolitve,
• tehnični podatki: do 1 leta,
• komunikacija: do 2 let,
• podatki o računih: do izbrisa ali 12 mesecev neaktivnosti.

Po izteku rokov se podatki trajno izbrišejo ali anonimizirajo.

10. Varnost osebnih podatkov

Uporabljamo najvišje tehnične in organizacijske standarde:

• šifriranje podatkov med prenosom in v mirovanju,
• varni EU strežniki,
• nadzorovani dostopi,
• dnevniški nadzor sistemov,
• varnostne kopije,
• redne posodobitve in pregledi.

V primeru varnostnega incidenta:

• obvestimo nadzorni organ v 72 urah,
• obvestimo prizadete posameznike, če je tveganje veliko,
• izvedemo vse zaščitne ukrepe.

11. Mednarodni prenosi podatkov

Prenosi izven EU se izvajajo le ob uporabi:

• Standardnih pogodbenih klavzul (SCC),
• odločb o ustreznosti Evropske komisije,
• drugih dopustnih zaščitnih mehanizmov.

12. Pravice posameznika

Uporabnik ima pravico:

• do dostopa do osebnih podatkov,
• do popravka ali dopolnitve,
• do izbrisa (pravica do pozabe),
• do omejitve obdelave,
• do prenosljivosti podatkov,
• do ugovora obdelavi,
• do preklica privolitve.

Pritožbeni organ (Avstrija):

Österreichische Datenschutzbehörde

www.dsb.gv.at

13. Piškotki in analitika

Spletna mesta eTutee uporabljajo:

• nujne piškotke (delovanje strani),
• funkcionalne piškotke,
• analitične piškotke (Google Analytics 4),
• oglaševalske piškotke (Meta Pixel).

Uporabnik lahko privolitve za piškotke kadarkoli spremeni ali prekliče.

Cloudflare Turnstile
Za zaščito spletnih obrazcev pred avtomatiziranimi zahtevami, neželeno pošto in drugimi zlorabami uporabljamo Cloudflare Turnstile ponudnika Cloudflare, Inc. Pri tem se lahko obdelujejo tehnični podatki obiskovalca, potrebni za izvedbo varnostnega preverjanja.

Obdelava temelji na našem zakonitem interesu zagotavljanja varnosti spletnih strani in preprečevanja zlorab.

Več informacij: Cloudflare Turnstile Privacy Addendum
https://www.cloudflare.com/en-gb/turnstile-privacy-policy/.

14. Postopanje ob incidentih

V primeru varnostnega incidenta:

• izvedemo notranjo preiskavo,
• preprečimo nadaljnjo škodo,
• obvestimo informacijske organe v 72 urah,
• obvestimo prizadete uporabnike (kadar je potrebno),
• izvedemo potrebne varnostne nadgradnje.

15. Preklic soglasja

Uporabnik lahko kadarkoli prekliče soglasje za:

• marketinška obvestila,
• obdelavo dodatnih prostovoljnih osebnih podatkov.

Preklic pošljite na:

Podatke izbrišemo brez nepotrebnega odlašanja.

16. Izbris osebnih podatkov

Osebne podatke izbrišemo:

• ko ni več pravne podlage za njihovo obdelavo,
• ob izrecni zahtevi posameznika,
• po izbrisu uporabniškega profila,
• po zakonsko določenem roku.

Zahteve obdelamo v 7 delovnih dneh.

Izbris je trajen in neobnovljiv.

17. Spremembe pravilnika

Pravilnik se lahko občasno posodobi.

Ob spremembi:

• objavimo novo verzijo na spletni strani,
• uporabnike obvestimo preko e-pošte ali drugih kanalov.

Uporaba storitev po spremembah pomeni sprejem nove verzije pravilnika.

18. Kontakt

ProConsilium e.U.

Körösistrasse 6, 8010 Graz, Avstrija

E-pošta:

Telefon: +386 64 20 90 60

Splet: www.etutee.eu